학원 운영에서 사람이 갈리는 반복업무
학원 회원관리가 힘든 건 프로그램이 없어서가 아니라, 학원마다 운영 방식이 달라서입니다. 그런데 반복되는 일은 비슷합니다.
- 등·하원 문자, 결석 안내를 매일 손으로 보내는 일
- 수강료 미납을 엑셀로 추적하고 독촉 연락을 미루는 일
- 상담 기록이 원장 카톡과 수첩에 흩어져 있는 일
- 재등록 시기를 놓쳐서 조용히 빠져나가는 학생
- 레벨·반 배정을 바꿀 때마다 명단을 다시 만드는 일
이 일들은 전부 시스템이 대신할 수 있는 일입니다. 문제는 '어떤 방식으로 갖추느냐'입니다.
기성 솔루션 vs 맞춤 구축 — 셋을 정직하게 비교하면
| 항목 | 기성 월 구독 솔루션 | SI · 소유형 구축 | SaaS · 운영형 구축 |
|---|---|---|---|
| 초기 비용 | 거의 없음 | 250만 원부터 | 70만 원부터 |
| 월 비용 | 인원·기능에 따라 증가 | 없음 (관리는 회차권) | 49만 원부터 · 인원수 과금 없음 |
| 우리 학원 방식 반영 | 메뉴에 있는 만큼만 | 완전 맞춤 | 완전 맞춤 + 매달 개선 |
| 기능 추가 | 불가 또는 상위 플랜 | 추가 견적 | 월 운영비에 포함 |
| 서버·운영 책임 | 솔루션 회사 | 학원(또는 회차권) | 마음컴퍼니 |
학생 수로 요금이 오르는 구조가 부담이라면, 인원수 과금이 없는 맞춤 구축이 장기적으로 유리해지는 지점이 옵니다.
구축하면 실제로 바뀌는 것
마음컴퍼니가 학원용으로 구축하는 시스템은 보통 이런 일을 자동으로 처리하게 만듭니다.
- 출결 자동화 — 등·하원 시각 기록과 학부모 알림 자동 발송
- 수강료 자동화 — 결제 연결, 미납 자동 추적과 안내
- 상담 기록 일원화 — 학생별 타임라인으로 상담·성적·특이사항 축적
- 재등록 리마인드 — 종료 전 자동 안내로 조용한 이탈 방지
- 원장 대시보드 — 재원생·미납·상담 대기 숫자를 한 화면에
겉모습은 우리 학원 전용 프로그램이고, 학부모 입장에서는 알림이 제때 오는 학원이 됩니다.
진행 과정 — 무료 데모부터
순서는 단순합니다. ① 무료 데모 — 학원 상황을 알려주시면 실제로 작동하는 화면을 먼저 보여드립니다. ② 진단(5회권 25만 원) — 업무 흐름과 우선순위를 정리하고 SI로 소유할지 SaaS로 맡길지 결정합니다. ③ 구축 — 최종 금액은 계약 전에 확정하고, 사전에 안내되지 않은 비용은 청구하지 않습니다. ④ 운영 — SaaS라면 매달 서버·개선·추가 기능 구축까지 맡고, 무엇이 달라졌는지 월간 성과 리포트로 보여드립니다.
진단을 일찍 끝내면 남은 회차만큼 구축비에서 할인됩니다(1회 후 시작 시 −20만 원).
마음컴퍼니 정가 — 부가가치세 별도 · 최종 금액은 진단 후 확정
진단 5회권25만 원 · 회당 최대 90분 · 데모 시연 포함
SaaS · 운영형 (추천)구축 70만 원부터 + 월 49·99·149만 원 — 서버·AI·개선·추가 기능 구축·월간 성과 리포트 포함, 인원수 과금 없음
SI · 소유형구축 250만 원부터 (제대로 구축 700만~) — 이후 월 구독료 없음, 관리는 회차권
SEO·GEO·검색 상위노출은 구축에 무료로 포함됩니다. 프로그램 데모는 무료 — 실제로 눌러보고, 마음에 들 때만 계약하세요.
자주 묻는 질문
지금 엑셀로 관리하는 학생 명단도 옮길 수 있나요?
가능합니다. 엑셀·CSV처럼 내보낼 수 있는 데이터는 대부분 이전할 수 있고, 기존 프로그램이 내보내기를 지원하면 그 데이터도 옮깁니다. 이전 범위는 진단에서 확인합니다.
학생 수가 늘면 요금이 오르나요?
아니요. 마음컴퍼니 SaaS는 인원수로 과금하지 않습니다. 학생·학부모·강사 계정이 늘어도 플랜 안에서 사실상 무제한으로 사용합니다.
수강료 결제도 연결되나요?
네. 결제 연결과 미납 자동 추적까지 구축 범위에 넣을 수 있습니다. 결제 수수료 등 외부 사업자 비용은 계약 전에 별도로 안내합니다.
구축 기간은 얼마나 걸리나요?
범위에 따라 다르므로 진단에서 일정과 함께 확정합니다. 계약 전에 실제로 작동하는 데모를 먼저 확인할 수 있어서, 방향이 어긋난 채 기다리는 일이 없습니다.
만들고 나서 기능을 더 붙이고 싶어지면요?
SaaS 운영형은 추가 기능 상담과 구축이 월 운영비에 포함됩니다. 별도의 추가 개발비 청구서가 날아오지 않습니다. SI 소유형은 관리 회차권으로 진행합니다.